Automatiser un scénario de tâches
Parfois, les tâches peuvent être très récurrentes et l'on peut vite se trouver surcharger de prévenir ses agents, etc.. Voici comment les automatiser grâce à des scénarios.
Accéder au scénarios
- Rendez-vous dans le module « Tâches ».
- Allez dans la section « Automatisations ».
- Vous y trouverez tous vos scénarios existants.
Créer un nouveau scénario
- Cliquez sur le bouton « + Nouveau scénario » en haut à droite.
- Avant de créer un scénario, vérifiez qu’un scénario existant ne répond pas déjà à votre besoin pour éviter les doublons.
Configurer le scénario
- Nommer le scénario : Donnez-lui un titre clair.
- Activer/Désactiver :
- Activez-le en déplaçant le curseur vers la droite
- Désactivez-le en le ramenant à gauche
Associer une annonce au scénario
- Le déclencheur active le scénario lorsqu’un événement spécifique se produit.
- Il est lié à une annonce (logement) que vous devez avoir créée dans le module « Annonces ».
- Assurez vous d’avoir sélectionné le déclencheur à gauche, pour voir s’afficher dans la fenêtre à droite l’option : « Sélectionner ». Vous pourrez ainsi cocher ou décocher vos annonces pour choisir lesquelles seront associés à ce scénario.
Un scénario peut être déclenché lorsque :
- Une nouvelle réservation est créée automatiquement via Airbnb, Booking, etc.
- Une réservation est ajoutée manuellement par vous ou votre équipe.
Il est possible qu’une de vos annonces ait reçu une réservation entre le moment où vous avez créée votre annonce, et le moment ou vous aller créer votre scénario !
Pas de panique, une fois votre scénario enregistré, vous pouvez le déclencher manuellement pour vos réservations qui n’ont pas été automatisées.
Ajouter une tâche au scénario
- Cliquez sur « + Nouvelle tâche » sous le déclencheur.
- Configurez les paramètres de la tâche :
- Événement de référence : Sélectionnez l’arrivée ou le départ des voyageurs.
- Délai avant/après l’événement : Programmez la tâche jusqu’à 3 jours avant ou après l’événement.
- Heure d’exécution : Définissez à quelle heure la tâche doit être effectuée. L’option « identique à l’événement » correspond aux heures correspondantes dans les paramètres de l’annonce.
- Modèle de tâche : Sélectionnez un modèle de tâche préalablement créé.
- Agent associé-e : Choisissez l’agent ou le prestataire chargé de la tâche.
Pour plus d’informations sur comment créer un modèle, nous vous recommandons de consultez ceci !
Enregistrer et gérer le scénario
- Une fois votre scénario configuré, enregistrez-le.
- Vous pouvez le modifier et l’améliorer à tout moment.
- Activez ou désactivez le scénario selon vos besoins.
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