Démarrer pas à pas avec l’espace de gestion
Créez des annonces
Rendez-vous dans le module “Annonces” du menu de navigation et cliquez sur le bouton : “Nouvelle annonce”.
Suivez les étapes ci-dessous :
- Définir le type de logement (vous avez le choix entre)
- Un appartement
- Une maison
- Un lieu atypique
- Ou autres…
- Associer un client (propriétaire) à l’annonce, ou créer un client (si le client n’est pas déjà existant dans votre base de données Loftely).
- Définir un titre à votre annonce, pour vous permettre de reconnaître votre annonce (ce titre est visible par vous et vos agents).
- Ajoutez une adresse pour localiser le logement de votre annonce, vous pourrez ajouter des compléments d’informations (utile pour aider vos agents sur le terrain à identifier le logement).
- Déposez des photos du logements de votre annonce pour le reconnaître plus facilement.
Définissez les variables lié à votre annonce :
- Heure d’arrivée et de départ des voyageurs.
- Temps du check-in et du check-out par défaut.
- Temps du ménage par défaut.
- Associer un scénario afin d’automatiser vos tâches si vous en avez déjà créés.
Autrement, vous pourrez toujours en créer plus tard, et l’associer à cette annonce. - Renseignez des informations expliquant la meilleure façon d’accéder au logement. (code de la boîte à clé, digicode, etc…)
- Synchronisez vos calendriers (via différentes plateformes) en ajoutant les différents liens iCal de chacune de vos annonces sur les plateformes comme Airbnb, Booking, Abritel, Superhote etc.
Et voilà ! Vous venez de créer votre annonce. Vous pouvez désormais la modifier, l’automatiser ou ajouter toutes vos annonces en suivant le même procédé.
Ajoutez votre équipe à votre espace
Cliquez sur votre photo de profil tout en haut à droite de la barre de navigation principale :
- Un menu déroulant apparaît, cliquez sur “Équipe”.
- Cliquez sur le bouton “+ Nouveau membre”.
- Enregistrer l’e-mail de votre collaborateur et assignez-lui un rôle :
- Administrateur : il possède tous les droits.
- Manager : peut tout voir, sauf les informations de l’espace.
- Agent : voit et interagit uniquement avec ce qui le concerne (utilisation avec l’application mobile).
Envoyez l’invitation en cliquant sur le bouton « Valider ».
Un email d’invitation est envoyé à l’adresse e-mail renseigné. Votre collaborateur aura accès à votre espace de gestion Loftely en se créant un compte ou en acceptant directement la demande d’invitation à votre espace.
Vous pouvez supprimer ou renvoyer une invitation directement après sa création plus bas dans la page.
Créer des tâches ou automatisez-les
Vous pouvez désormais ajouter des tâches et les programmer en suivant des scénarios récurrents. Associez-les à une ou plusieurs annonces pour qu’elles se déclenchent de façon automatique suivant un événement (exemple : une réservation).
1. Rendez-vous dans l’onglet “Tâches” puis dans la section “Modèles”.
Choisissez un type de tâches entre différentes catégories :
- Check-out
- Ménage
- Linge
- Fournitures
- Entretien
Choisissez ou non, de créer une check-list (à cocher par vos agents) lorsqu’ils auront à faire cette tâche spécifique. Ces modèles auront pour but d’être automatisés en fonction des logements, cela vous permet donc de préparer un ou plusieurs modèles des tâches que vous souhaitez contrôler.
Ensuite rendez-vous dans la section “automatisation” et créer des scénarios :
Renommez le scénario, activez-le ou désactivez-le pour qu’il fasse effet au moment ou vous le souhaitez.
Les scénarios sont déclenchés uniquement lorsqu’une nouvelle réservation est repéré via un iCal. Si la synchronisation a déjà eu lieu, vous devrez effectuer un « Déclenchement manuel ».
Ajoutez tous vos clients ainsi que leurs informations
Cliquez sur le module “Clients” dans le menu principal.
En haut à droite, cliquez sur le bouton “+ Ajouter un client”.
Renseignez les informations clés reliées à votre client comme :
- Nom Prénom -ou- Raison social
- Adresse mail
- Adresse facturation
- Informations légales (si entreprise)
- Vos pourcentages de commission (permet à Loftely de calculer automatiquement votre marge)
- Les annonces liées à ce client
Préparez votre module de facturation
Cliquez sur le module “Facturation” dans le menu principal. Cliquez sur le bouton en forme d’engrenage à côté de “Tableau de bord” pour rentrer dans les paramètres de facturation suivants :
- Définir le mois concernant le début de vos exercices annuels.
- Définir votre section concernant la TVA.
- Entrez vos numéros de devis et de factures pour qu’ils soient cohérent avec vos précédentes factures avant d’utiliser notre logiciel.
- Entrez vos informations bancaires (pour qu’ils apparaissent sur vos documents) :
- IBAN
- BIC
- Ajoutez un logo ou une image pour représenter votre entreprise.
- Personnalisez les couleurs principales de vos documents.
- Modifiez si besoin les conditions générales de ventes (CGV) qui seront renseignées sur vos documents.
- Pensez à enregistrer vos paramètres en cliquant « Enregistrer« . Ces paramètres sont modifiables à tous moments.
C’est fait, votre espace est désormais prêt à être utiliser !