Comment ouvrir un incident
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Rendez-vous dans « Annonces« , puis « Incidents«
Ce module centralise toutes les informations relatives aux problèmes rencontrés sur vos annonces, vous permettant de suivre leur progression et de les résoudre dans les plus brefs délais.
Sur la droite de l’écran, vous trouverez un bouton « + Ouvrir Incident ». Cliquez dessus pour commencer à enregistrer les détails de l’incident.
Renseigner les informations essentielles
Une fois que vous avez cliqué sur le bouton, vous devez remplir plusieurs champs pour décrire l’incident :
- Titre : Indiquez un titre clair et concis qui résume le problème.
- Priorité : Sélectionnez une priorité pour l’incident, de manière à informer votre équipe sur l’urgence de la situation. Vous pouvez choisir entre une priorité élevée ou plus faible.
- Annonce concernée : Sélectionnez l’annonce concernée par l’incident afin de relier ce problème à un bien spécifique.
- Réservation concernée : Si l’incident est lié à une réservation, indiquez également celle-ci pour plus de précision.
- Responsable : Assignez une personne de votre équipe à la gestion de cet incident. Cela garantit qu’une personne précise prend en charge la résolution.
Décrire l’incident
Dans cette section, vous devrez expliquer la nature de l’incident en donnant un maximum de détails. Décrivez clairement le problème rencontré, en expliquant les circonstances, la localisation et les éléments affectés. Plus vous fournissez de détails, plus il sera facile de comprendre la situation et de résoudre le problème rapidement.
Si possible, ajoutez des photos pour illustrer l’incident. Les visuels permettent à votre équipe de mieux comprendre l’ampleur du problème et d’adapter les solutions nécessaires. Cela peut également accélérer la prise de décision.
Validation de l’incident
Une fois tous les champs renseignés et vérifiés, vous pouvez valider l’incident. Celui-ci sera automatiquement ajouté à votre module « Incidents » et sera visible par vos agents lorsqu’ils se rendront dans les détails des annonces sur l’application mobile. Cela permet à tout membre de l’équipe de suivre le statut de l’incident en temps réel.
Pourquoi déclarer un incident ?
Déclarer un incident dans Loftely n’est pas seulement une question de gestion administrative, mais également un moyen d’améliorer la réactivité et la communication de votre équipe. Voici les principaux bénéfices :
- Comprendre : En détaillant le problème, vous permettez à votre équipe de mieux comprendre la situation et d’identifier rapidement les causes.
- Informer : L’incident est visible par toute l’équipe, garantissant que tous les membres sont informés du problème.
- Réagir : La gestion rapide des incidents permet une réaction immédiate et efficace pour résoudre le problème sans délais inutiles.
- Éviter la répétition : En déclarant un incident, vous contribuez à l’analyse des erreurs et à la mise en place de solutions préventives pour ne pas reproduire la même situation à l’avenir.
Et voilà ! Vous savez maintenant comment gérer vos incidents dans Loftely.